Cum alegi cea mai buna sala de evenimente pentru o petrecere de neuitat

Omul sub vremi

Doua dintre cele mai importante decizii pe care un planificator de evenimente le poate lua si care vor afecta rezultatul eforturilor sale de organizare sunt locatia si sala de evenimente pe care acesta le alege.

Meniul diversificat si activitatile de divertisment sunt, de asemenea, factori importanti pentru reusita unei petreceri dar locatia si sala de evenimente stabilesc cadrul general al petrecerii. Acestea influenteaza experienta oaspetilor vostri mai mult decat orice alt factor de la inceputul petrecerii pana la final.

In plus, inchirierea unei sali de evenimente reprezinta principala cheltuiala, alimentele si bauturile venind in completarea acesteia. Astfel, locatia nu doar va influenta experientele participantilor la eveniment dar va consuma si o mare parte din valoarea bugetului alocat pentru acesta, cantarind foarte mult in luarea unei decizii corecte.

Din acest motiv, venim in sprijinul tuturor celor in cautare de solutii cu un ghid complet care include cele mai importante criterii pentru alegerea unui loc de intalnire pentru evenimente reusite.

Bugetul alocat salii de evenimente

Costul este adesea principalul factor pe care oamenii il folosesc atunci cand iau in considerare sau exclud o anumita locatie sau sala de evenimente. Un lucru este cert: pretul de inchiriere a locatiei trebuie sa se incadreze in procentul selectat din bugetul total alocat evenimentului.

Specificatiile spatiului

Acestea includ aspecte precum spatiul/capacitatea salii de evenimente (inclusiv lobby-ul si spatiul expozitional daca planificati o intalnire sau o conventie si nu o petrecere), facilitati de incarcare / iesire si capacitati tehnice precum iluminatul.

Disponibilitatea zilei

Acest factor este aproape de la sine inteles dar este o idee buna sa aveti mai multe optiuni de zile sau ore in minte sau cel putin sa fie oarecum flexibila ziua/ora evenimentului inainte de a incepe sa revizuiti optiunile disponibile de sali de evenimente astfel incat sa nu limitati imediat numarul de locuri pe care le puteti lua in considerare.

Factori de securitate

Un factor de multe ori neglijat dar foarte important este reprezentat nu doar de personalul angajat pentru a asigura securitatea unui loc de intalnire sau de petrecere dar si alte aspecte precum sistemul de securitate de la intrarea in incinta si limitarea accesului la sala de evenimente numai pentru oaspeti / participanti.

Alte grupuri care folosesc locatia unde se afla sala de evenimente aleasa

Daca planificati o conferinta de prezentare proiecte cu difuzoare si videoproiectoare, probabil ca nu doriti ca o petrecere de nunta sa va tulbure evenimentul. Asadar, asigurati-va ca evenimentele simultane de la locul de desfasurare ales (sau chiar in apropiere) nu vor intra in conflict sau nu va vor intrerupe evenimentul organizat.

Serviciul clienti din locatia respectiva

Sala de evenimente nu trebuie doar sa raspunda nevoilor dvs. inainte de eveniment, dar trebuie sa aiba si personalul de asistenta adecvat in locatia respectiva in timpul evenimentului pentru a raspunde nevoilor si solicitarilor dvs. si a participantilor la eveniment.

Parcarea si localizarea in apropierea mijloacelor de transport

Alegerea unei sali de evenimente care sa includa locuri de parcare si sa fie in apropierea unor mijloace de transport pe care participantii la eveniment sa le poata accesa sunt factori importanti.

Reputatie

Intrebati alte persoane cu privire la experientele lor in sala de evenimente pe care doriti  sa o inchiriati pentru a fi siguri ca aceasta beneficiaza de o reputatie buna.

Acestia sunt cei mai importanti factori de care trebuie sa tineti atunci cand doriti sa alegeti o sala de evenimente care va va pune la dispozitie tot ce aveti nevoie pentru a organiza un eveniment reusit.